Bedrijfsvoering
De wereld van bedrijfsvoering ontwikkelt zich in een razend tempo. Daarom streven we voortdurend naar modernisering van onze interne dienstverlening. Samen met de gebruikers van onze interne diensten onderzoeken we welke aanpassingen en weloverwogen keuzes nodig zijn op de huidige manier van dienstverlening aan medewerkers.
Organisatie
Omvang van de organisatie en samenstelling personeelsbestand
Op 31 december 2022 bedroeg het personeelsbestand 877 fte, wat een groei van ongeveer 5% betekent ten opzichte van 2021. Deze stijging hangt samen met de extra middelen die Delft heeft ontvangen voor verschillende investeringsprojecten. We verwachten dat deze groei zich de komende periode voortzet, naar gelang de extra middelen zullen worden besteed. Ondanks de krapte op de arbeidsmarkt zijn we er nog steeds in geslaagd om meer dan 95% van onze vacatures te vervullen. Als gevolg van deze krapte en stijgende tarieven voor inhuur, gaan we de komende periode de mogelijkheden voor samenwerking met regiogemeenten verder verkennen. Hiermee willen we het werken voor gemeenten, en Delft in het bijzonder, nog aantrekkelijker maken.
Boeien en binden
We streven ernaar onze medewerkers zoveel mogelijk in te zetten op uitdagende werkzaamheden die verband houden met belangrijke projecten (opgaven), zodat de inhuur voornamelijk gericht is op het opvangen van reguliere taken. Op deze manier investeren we ook in de ontwikkeling en het behoud van kennis en ervaring binnen ons eigen personeelsbestand. Ook blijven we investeren in het aantrekken van jong talent en nemen we onder andere deel aan het traineeprogramma van de Metropoolregio Rotterdam Den Haag (MRDH). Om deze talenten en andere medewerkers langer aan ons te binden, besteden we de komende periode extra aandacht aan het boeien en binden van ons personeel. Bijvoorbeeld door het ontwikkelen van leerpaden, het bevorderen van interne mobiliteit, het versterken van het onboardingsprogramma en het ontwikkelen van het vitaliteitsbeleid.
Voortzetten organisatieontwikkeling Sturing
In 2024 gaan we verder met de uitvoering van het organisatieontwikkeling die in 2022 is gestart. Met name de doorontwikkeling van het ambtelijk vakmanschap en het leiderschap dat past bij die nieuwe sturing zullen ook in 2024 specifieke aandacht krijgen.
Inhuur
Het externe inhuurpercentage bedraagt 18,1% van de loonsom op 31 december 2022. Dit percentage ligt onder het landelijke gemiddelde van 18,2% voor gemeenten met meer dan 100.000 inwoners (exclusief de G4-gemeenten). Ondanks het streven de inhuur zo beperkt mogelijk te houden, wordt - gelet op het extra werk dat voortkomt uit de investeringsopgaven - niet uitgesloten dat een lichte stijging van het inhuurpercentage zal plaatsvinden.
Diversiteit en veilige werkomgeving
In onze organisatie hechten we waarde aan diversiteit in het personeelsbestand, wat verankerd is in onze rechtspositie en wervings- en selectieprocessen. We profileren onszelf ook op deze manier in onze communicatie naar de arbeidsmarkt. Het afgelopen jaar heeft het klantcontactcentrum een diversiteitstraining gevolgd. Voor 2024 bekijken we wat dit voor de rest van de organisatie kan betekenen.
Discriminatie en agressie worden niet getolereerd. We blijven voortdurend streven naar een veilige en prettige werkomgeving voor iedereen. Om dit te waarborgen, hebben we vertrouwenspersonen en een agressiecoördinator beschikbaar. Daarnaast hebben we een klokkenluidersregeling om melding te kunnen maken van vermoedens van misstanden.
Hybride werken: de nieuwe norm
Hybride werken is inmiddels de nieuwe norm geworden. Onze technische en facilitaire middelen zijn grotendeels aangepast om hybride werken op een optimale manier mogelijk te maken. In de komende periode zullen we ons vooral richten op het vormgeven van deze werkwijze en het behouden van een sterke verbinding tussen onze medewerkers, de stad en de organisatie.
Informatievoorziening
Efficiënte en effectieve informatievoorziening is van cruciaal belang in onze moderne samenleving. Als gemeente streven we constant naar verbetering van onze informatiesystemen en -processen, met als doel de besluitvorming te optimaliseren en de dienstverlening aan onze inwoners te verbeteren. We streven ernaar betrouwbare, actuele en toegankelijke informatie te bieden aan alle belanghebbenden, zodat zij weloverwogen beslissingen kunnen nemen en we gezamenlijk kunnen werken aan de ontwikkeling van onze stad.
Informatie bekwaam en bewuste inzet AI
In de snel veranderende digitale omgeving is het vermogen om effectief te werken met applicaties, data en voortdurend mee te groeien met ontwikkelingen een belangrijke doelstelling. Wij noemen dit informatiebekwaamheid. In 2024 zetten we in op het versterken van de kennis en vaardigheden van onze medewerkers en investeren we in de doorontwikkeling van applicaties om aan veranderende behoeften te voldoen.
In het snel evoluerende tijdperk van kunstmatige intelligentie (AI) is het essentieel dat onze gemeente zich bewust is van het gebruik van AI, zowel binnen onze eigen organisatie als door andere belanghebbenden. We richten ons op het vergroten van het bewustzijn en begrip van AI-toepassingen, de ethische implicaties en mogelijke gevolgen. Transparantie en verantwoording zijn kernwaarden in ons eigen gebruik van AI.
Stand van zaken Wet open overheid
In 2024 zetten we verdere stappen om de Wet open overheid (WOO) adequaat uit te voeren. We zullen gefaseerd de actieve openbaarmaking implementeren en de informatiehuishouding van onze organisatie verder op orde brengen. Een belangrijk onderdeel hiervan is de stapsgewijze uitrol van ons kwaliteitssysteem voor informatiebeheer. Ook de afdeling Erfgoed levert hierbij expertise als het gaat om verbetering van de informatiebeheer en de duurzame toegang tot belangrijke overheidsinformatie te borgen.
Informatiebeveiliging
Het beschermen van (gevoelige) gegevens van onze inwoners is een belangrijke taak van de gemeente. We richten ons op continue monitoring van het gemeentelijke netwerk en het dag en nacht in de gaten houden van de systemen. Zo kunnen we dreigingen en incidenten direct detecteren. In 2024 ontwikkelen we ons cyber-incidentplan en de daarin opgenomen afspraken verder op basis van ervaringen uit oefeningen. En we versterken de weerbaarheid van de organisatie, risico-gebaseerd en op basis van security-by-design.
In 2024 moeten we de Europese wet NIS2 (Network and Information Systems) implementeren in lokale wetgeving. We bereiden ons voor op aanscherping van de zorgplicht, meldplicht en toezicht op informatiebeveiliging. We anticiperen op de vereisten en streven ernaar te voldoen aan de nieuwe wetgeving.
Gegevensbescherming
Naast het beschermen van informatie is het ook belangrijk dat onze organisatie rechtmatig, behoorlijk en transparant omgaat met gegevens. Gegevensbescherming begint al in de ontwerpfase van ontwikkelingen (privacy-by-design). We zorgen voor een zorgvuldige omgang met informatie vanaf het ontwerpstadium bij het optimaliseren van processen, het implementeren van ondersteunende dashboards en het invoeren of vervangen van applicaties. Als gemeente beheren we veel informatie van onze inwoners. Het is belangrijk dat we goed zicht houden op deze informatie, zoals de bewaartermijnen, locaties en deling ervan. In 2024 zullen we beleid opstellen voor een PDCA-cyclus (Plan-Do-Check-Act) om deze kennis actueel te houden.
Financiën
Advisering en ondersteuning vanuit afdeling Financiën
Met de invoering van het nieuwe sturingsmodel per 1 september 2022 streven we naar verbetering van managementinformatie en -advisering binnen onze organisatie. In verband met de toenemende omvang van incidentele geldstromen vanuit de overheid zetten we ook in op beheer en advisering over deze geldstromen. Door verantwoordingsplicht en de toename van allerlei SPUK-regelingen (specifieke uitkeringen) investeren we ook in de afdeling. Ook voor de drie opgaven is het belangrijk dat de geldstromen goed in beeld blijven, zodat er op een juiste wijze gerapporteerd kan worden over het verloop van de uitgaven. Door herinrichting van rapportages streven we ernaar het voorspellend vermogen van de organisatie op financieel gebied te versterken, zodat tijdige bijsturing mogelijk is.
Implementatie van een nieuw financieel systeem
In 2024 zullen we een nieuw financieel systeem implementeren. Dit ter vervanging van het huidige systeem dat sinds 2016 in gebruik is en binnenkort niet meer wordt ondersteund. Het nieuwe systeem biedt mogelijkheden om het aantal handmatige handelingen te verminderen en gebruik te maken van de nieuwste ICT-ontwikkelingen. De ingebruikname van het nieuwe systeem staat gepland voor 2025.
Facilitair
Belangrijkste doel voor facilitaire dienstverlening in 2024 blijft het streven naar een passende service voor onze gemeentelijke organisatie en Delft Support. Hierbij ligt de nadruk op een veilige, gezonde en duurzame werkomgeving voor de organisatie en de medewerkers. Ook in 2024 worden toepassingen die het hybride werken verder ondersteunen daar waar wenselijk en mogelijk geïmplementeerd. In 2024 is er een meerjarenonderhoudsplan aan de hand waarvan we de toekomstige onderhoudsbehoeften van het stadskantoor in beeld hebben. Ten slotte blijven we de ontwikkelingen rondom energie, en met name de kosten ervan, monitoren
Inkoop
Eind 2022 heeft Delft zich aangesloten bij het landelijk manifest Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI). Delft heeft als doel om een bijdrage te leveren aan het versterken van duurzaamheid. We stimuleren diversiteit en inclusie met onze inkoop en streven naar social return. Met het momenteel in ontwikkeling zijnde actieplan geven we duidelijkheid op welke manier we in de praktijk invulling gaan geven aan dit manifest. Voor de bijbehorende meting en verantwoording sluiten we aan bij het landelijke instrument MVI-Zet. Momenteel wordt ook het bestaande inkoopbeleid geactualiseerd. MVOI maakt hier expliciet onderdeel van uit. Naast het MVOI-thema zetten we ook in op het versterken van het proces van contractmanagement binnen de hele organisatie.