Bedrijfsvoering
Omvang van de organisatie en samenstelling van het personeelsbestand
De omvang van het personeelsbestand bedraagt 836 fte. Dit is een lichte daling (-16 fte) omdat de effecten van de ombuigingen op het personeelsbestand zichtbaar zijn geworden. De verwachting is dat met de opgaven die we als stad hebben, dit licht zal stijgen in de komende jaren. De organisatie investeert in het aantrekken van jong talent. Zo nemen we deel aan het traineeprogramma van de Metropoolregio Rotterdam Den Haag (MRDH). Naast het aantrekken van nieuwe collega’s besteden we aandacht aan de binding van onze medewerkers met onze organisatie. Op deze manier zorgen we voor voldoende capaciteit in een krappe arbeidsmarkt. Dat doen we door te investeren in ontwikkeling en vitaliteit. We bevorderen de duurzame inzetbaarheid zodat de gemeente haar opgaven ook in de toekomst goed kan uitvoeren.
Inhuur
Als we capaciteit of kennis niet binnen de eigen organisatie kunnen invullen, of een opdracht specialistisch of tijdelijk van aard is, nemen we weloverwogen de keuze om capaciteit in te huren. Zowel voor het invullen van vacatures als inhuur hebben we te maken met een krappe arbeidsmarkt.
De externe inhuur ligt op 18,4% van de loonsom en is gedaald ten opzicht van vorige jaren, maar is nog iets hoger dan het landelijk gemiddelde bij de 100.000+ (exclusief G4) gemeenten (16,9%). In 2021 is met het herstelplan ingezet op het verminderen van de kosten van inhuur. We bekijken waar we inhuur kunnen omzetten naar (vaste) formatie om zo de kosten te verminderen. Gezien de krapte op de arbeidsmarkt is niet goed te voorspellen in hoeverre dit gaat lukken.
Diversiteit en veilige werkomgeving
We onderstrepen het belang van diversiteit in het personeelsbestand. Diversiteit is verankerd in de Delftse rechtspositie en in de werving- en selectieprocessen. Hierin is vastgelegd dat discriminatie verboden is en dat niet-relevante vragen over zaken die in de privésfeer liggen, zoals politieke voorkeur, burgerlijke staat, gezinssamenstelling, seksuele voorkeur en sociale achtergrond, niet gesteld mogen worden. Feiten die voor de functie niet relevant zijn, mogen geen rol spelen bij de keuze voor een kandidaat.
De gemeente accepteert geen discriminatie, agressie en geweld op de werkvloer. We blijven voortdurend aandacht hebben voor het creëren van een veilige werkomgeving en we voeren een zerotolerance beleid met betrekking tot agressie. Er zijn vertrouwenspersonen beschikbaar (intern en extern) waar medewerkers (met waarborging van anonimiteit) terecht kunnen als ze met onbehoorlijk en/of ongewenst gedrag te maken krijgen. We hebben een agressiecoördinator en voorzien we in bedrijfsmaatschappelijk werk. Daarnaast beschikt de gemeente over een regeling om een vermoeden van een misstand te melden (Klokkenluidersregeling).
Impact coronacrisis op personeel en organisatie en de digitale werkplek
De coronacrisis heeft ervoor gezorgd dat grote delen van het personeel vanuit huis hebben gewerkt. Alleen medewerkers die naar kantoor moesten komen voor hun functie hebben dit gedaan. De afgelopen tijd hebben we geïnvesteerd in de mogelijkheden van hybride werken, zodat we de komende jaren ook goed zijn voorbereid op de combinatie van werken op afstand en werken op kantoor. In 2023 zullen we dit verder verbeteren door het invoeren van een verbeterde (digitale) werkplek en bekijken we of het huidige interne dienstverleningsconcept (gebaseerd op Selfservice) nog voldoet aan de nieuwe manier van werken en de gewenste ondersteuning.
Organisatieontwikkeling
De uitvoering van de maatschappelijke opgaven voor de stad vraagt om een efficiënt werkende gemeentelijke organisatie. Ook de financiële positie van Delft en beschikbare capaciteit maakt dat we moeten kiezen om onze dienstverlening op peil te houden. Dat betekent dat we integraal werken vanuit prioritering en het maken van scherpe keuzes. We vereenvoudigen daarom de sturing van de organisatie. De lijnsturing staat daarin centraal. Voor het plannen en organiseren van het werk maken we gebruik van de jaarplancyclus, het opdrachtgericht werken en werkprocesmanagement. Om de organisatie via de nieuwe sturing goed te laten werken investeren we in heldere rollen en verantwoordelijkheden, het integraal kunnen prioriteren van het werk en samenwerking.
Informatievoorziening
Voor het bereiken van onze doelen in de stad zijn we steeds meer afhankelijk van goede informatie, actuele gegevens en werkende, veilige IT-oplossingen. We kunnen alleen goed in onze informatie voorzien als we bijblijven in een snel veranderende wereld. Zo zien we dat processen, technologie en data zich razendsnel ontwikkelt, dat leveranciers met nieuwe diensten komen en oude concepten uitfaseren en dat beveiligingsrisico’s toenemen. Ook in onze eigen organisatie en in de stad veranderen zaken snel. Zo volgen behoeften en vragen elkaar sneller op, worden ze complexer en nemen de eisen toe waaraan de informatievoorziening moet voldoen.
Kortom, de gemeentelijke informatievoorziening is in beweging. De komende jaren werken we daarom aan een groot aantal projecten en ontwikkelingen op het gebied van informatievoorziening.
De nieuwe werkplek: De enorme toename in thuiswerken sinds de start van de coronacrisis vraagt om een ander type werkplek voor medewerkers dan we tot dusver gewend waren. De komende jaren blijven we inzetten op het faciliteren van hybride werken voor de medewerkers van de gemeente Delft. In 2023 starten we met de realisatie van de nieuwe werkplek die in 2022 is aanbesteed.
Toekomstbestendige IT: We maken bewuste keuzes als het gaat om de inrichting van ons IT-landschap. Met behulp van de principes voor digitale soevereiniteit, Common Ground, werken onder architectuur en informatiebeveiligingsrichtlijnen werken we aan een toekomstbestendige informatievoorziening. Bij vervanging van infrastructuur of software kijken we goed naar onze investeringen, maar zal op de lange termijn zorgen dat de informatievoorziening betaalbaar, beheersbaar en veilig blijft.
We werken aan een toekomstbestendige IT door het verbeteren van een aantal belangrijke processen, maar ook door het gecontroleerd en tijdig vernieuwen van applicaties (lifecycle management). Zo helpen we grote storingen en onderbrekingen in de digitale processen voorkomen. Een van de applicaties die we in de komende jaren vervangen in dit kader is het financiële systeem.
Gegevensmanagement: Gegevens en met name de kwaliteit van onze gegevens vormen de basis voor een goede en efficiënte dienstverlening en alle ambities voor de stad. Data-oplossingen spelen steeds meer een rol in allerlei werkprocessen in de organisatie. We moeten daarbij kunnen vertrouwen op kwalitatief goede gegevens en daarvan afgeleide informatie om goed ons te kunnen verantwoorden en om de informatiepositie van inwoners van Delft te kunnen verbeteren. Daarom werken we in de komende jaren, middels de datawaarden uit de Datastrategie, aan de verbetering van de Delftse gegevenshuishouding.
Informatiebeheer en Wet open overheid: Aandacht voor informatiebeheer en open overheidsinformatie: onder invloed van onder meer de Wet Open Overheid (Woo) is er toenemende vraag naar transparante en beschikbare overheidsinformatie. Daarvoor is het belangrijk dat we als organisatie grip hebben op hoe informatie opgeslagen, beheerd en bewaard wordt in allerlei werkprocessen in de organisatie. Er loopt een verbetertraject om het informatiebeheer in de hele organisatie op orde te brengen, dit wordt onderdeel van de implementatie Woo.
Organisatieontwikkeling IV: Door de ontwikkelingen die we zien in de stad, in de techniek en in de markt moeten we opnieuw kijken naar de organisatie van de informatievoorziening. De informatievoorziening moet immers goed aan blijven sluiten bij de behoefte van de stad. Dit vraagt om andere taken, andere rollen en er is andere kennis nodig dan voorheen. De komende periode onderzoeken we hoe de inrichting van informatievoorziening er in de toekomst uit gaat zien.
Informatiebeveiliging en gegevensbescherming
De steeds snellere ontwikkeling op informatiegebied en de toegenomen beveiligingsrisico’s noodzaken tot meer en zwaardere inzet voor informatiebeveiligingsmaatregelen. Op het gebied van gegevensbescherming neemt het aantal Data Protection Impact Assessments en privacy-adviezen toe. Het toenemend gebruik van algoritmen voor onderzoek en ondersteuning van besluitvorming vraagt om kaders om hiermee verantwoord om te kunnen gaan. Daarnaast is van belang wat de impact is van de ontwikkelingen op informatievoorzieningsgebied voor informatiebeveiliging en privacybescherming. Bijvoorbeeld de thema’s Nieuwe Werkplek en de Wet open overheid zoals hierboven beschreven, hebben ook stevige beveiligings- en privacycomponenten.In de komende jaren zijn de belangrijkste ontwikkelingen:
Monitoring: Monitoring van het netwerk is een belangrijke preventieve maatregel. Komend jaar wordt het monitoring model verder ontwikkeld samen met een nog te selecteren externe partij. Deze derde partij wordt tevens de achtervang van de gemeente bij een cybercrisis.
Crisismanagement bij cyberincidenten: Bij het incident response plan voor cyber incidenten staat oefenen voorop. De relatie met de aanpak van de Veiligheidsregio wordt verder uitgewerkt. Belangrijk element is het borgen van het business continuïteits management.
Mobile device management en Identity en Accessmanagement (IAM): In het kader van de nieuwe werkplek worden de apparaten steeds mobieler en staan gegevens steeds meer in cloud-omgevingen. De risico’s die daarmee gepaard gaan, moeten worden opgevangen door middel van Identity en Access Management (wie laat je toe tot je gegevens en hoe) en Mobile Device management (hoe bestrijd je risico’s met betrekking tot de mobiliteit van apparaten zoals verlies en diefstal).
Kaders voor Algoritmenbeleid: Het gebruik van algoritmen in de ondersteuning van besluitvorming vraagt om transparantie om goed te kunnen verantwoorden hoe die algoritmen worden gebruikt. Er is nieuwe Europese wetgeving op komst waarvan in het najaar van 2022 duidelijk zal worden wat hiervan de consequenties voor het gemeentelijk beleid zijn. Daarnaast zijn er voorbeelden van kaders voor toepassing van algoritmen die ook voor Delft gebruikt zouden kunnen worden.
Facilitair
Op facilitair gebied wordt blijvend ingezet op passende dienstverlening voor de gemeentelijke organisatie. Het gaat daarbij om een veilige, gezonde en duurzame werkomgeving. Komend jaar zal ook gekeken worden naar de onderhoudsbehoefte voor de toekomst van het stadskantoor en wordt de fysieke toegangscontrole aanbesteed. Energie en met name de kosten voor energie is een punt van aandacht voor de komende jaren.
Audits en interne controle
Op grond van art. 213a Gemeentewet verricht het college periodiek onderzoek naar de doelmatigheid van het gevoerde bestuur. In de financiële verordening is vastgelegd dat het college bij de jaarstukken rapporteert over de onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid. De ambtelijke sturing op de audits ligt bij het Auditcomité onder voorzitterschap van de gemeentesecretaris.
Het Auditcomité stelt in september 2022 vast welke onderwerpen/thema’s in 2023 worden onderzocht. De raad wordt hierover geïnformeerd in de najaarsnota.