Overhead

Om inzicht te geven in de totale kosten voor de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces is een apart overzicht gemaakt van de overhead. Bij de programma's zijn de kosten van het primaire proces opgenomen.

De overhead bestaat uit:

leidinggevenden primair proces (hiërarchisch):
het betreft alle hiërarchisch leidinggevenden in het primaire proces (projectleiding valt hier buiten)
financiën, toezicht en controle gericht op de eigen organisatie: het gaat om functies als controllers, financieel adviseurs en specialisten, planning & control, financiële verantwoording, administratieve organisatie, risicomanagement, (EDP) auditing, interne kwaliteitszorg, toezicht en controle gericht op de eigen organisatie
P&O/HRM:
salarisadministratie, P&O/HRM-advies, organisatie- en formatieadvies, ondersteuning ondernemingsraad, mobiliteitscentrum, coaching, leren en ontwikkelen, bedrijfsmaatschappelijk werk, arbeidsomstandigheden, recruitment, arbeidsvoorwaarden, HR-control
Inkoop (inclusief aanbesteding en contractmanagement)
Communicatie:
interne en externe communicatie, met uitzondering van klantcommunicatie
Juridische zaken:
juridische medewerkers die op de bedrijfsvoeringsafdeling werken of belast zijn met een bedrijfsvoeringstaak op een afdeling
Huisvestingskosten niet direct gerelateerd aan het primaire proces.

Zie voor verdere informatie de paragraaf Bedrijfsvoering.

Overzicht van baten en lasten

(bedragen × € 1.000)	Begroting 2023	Raming 2024	Raming 2025	Raming 2026

Overhead

Baten
04 Overhead	3.881	3.881	4.291	4.291
Baten	3.881	3.881	4.291	4.291

Lasten
04 Overhead	41.572	42.109	42.038	41.899
Lasten	41.572	42.109	42.038	41.899

Saldo Overhead	-37.691	-38.228	-37.748	-37.608

Op basis van de hierboven beschreven afbakening bestaat de overhead uit de volgende posten.

Specificatie overhead

(bedragen × 1.000)	Begroting 2023	Raming 2024	Raming 2025	Raming 2026
Directie	519	629	530	204
Bestuur en controlling	6.239	6.246	6.254	6.597
Management beleidsafdelingen	1.766	1.292	1.297	1.297
Gemeentelijke huisvesting	7.243	7.335	6.902	6.903
Interne dienstverlening	20.541	21.408	21.302	21.146
Gemeentebrede personele uitgaven	1.161	1.096	1.240	1.240
Riskmanagement en verzekering	222	222	222	222

Resultaat na bestemming	37.691	38.228	37.748	37.609

Overzicht mutaties

(bedragen × € 1.000)	Begroting 2023	Raming 2024	Raming 2025	Raming 2026

Overhead
Reeds besloten:
Stand Programmabegroting 2022-2025	-37.073	-36.165	-35.811	-36.019

Begrotingswijzigingen t/m 1 juli 2022
ARB 2 - 2021	-40		-44
ARB 3 - 2021	-60	-60
ARB 1 - 2022	-1.061	-1.062	-1.062	-1.070
Kaderbrief 2022	44	44	44	118

Nog te besluiten voorstellen:
Nominale ontwikkeling	-263	-262	-254	-258
Bestaand beleid - Realistisch ramen	3	3	3	3
Kostenverdeling	-223	-223	-223	-223
Herijken investeringsplan	542	-899	-841	-574
Onderhoud vastgoed - HNK	10	-34	10	-15
WGA - vervallen budget t.g.v. reserve WGA	430	430	430	430


Totaal - Overhead	-37.691	-38.228	-37.748	-37.608

Toelichting op de mutaties

Bestaand beleid - Realistisch ramen

In het kader van realistisch ramen zijn afgelopen jaarrekeningen geanalyseerd op structurele verschillen tussen raming en realisatie. Tevens is een aantal technische correcties verwerkt.

Voor ondersteuning van de cluster-overstijgende afdelingen Besturing, Communicatie en Juridische Zaken is verder een gecombineerde managementassistent nodig gebleken (€ 78.000). Per saldo ontstaat een gering voordeel van € 3.000, doordat ook diverse kostenverlagingen zijn verwerkt.

Onderhoud vastgoed - HNK

Dit betreft een bijstelling van de onderhoudsbegroting voor het stadskantoor.

WGA - vervallen budget t.g.v. reserve WGA

Dit betreft de vrijval van de verzekeringspremie voor de Werkhervatting Gedeeltelijk Arbeidsongeschikten (WGA). Dit risico wordt per 1 januari 2023 niet meer verzekerd, in plaats daarvan wordt de gemeente Delft eigenrisicodrager (ERD). Aanleiding is de stijgende verzekeringspremie en een inschatting van de toekomstige uitkeringen. Op grond van de huidige kennis, omstandigheden en ervaringscijfers is het eigenrisicodragerschap voordeliger dan de jaarlijkse verzekeringspremie. Hiervoor wordt een aparte bestemmingsreserve WGA-ERD ingesteld die wordt gevuld met de vrijvallende premie (tot een maximum van € 300.000) (zie programma Financiën).

Overzicht investeringen

Investeringen (bedragen × € 1.000)	Toegekend bedrag	Geplande realisatie t/m 2021				Fasering

Overhead			2022	2023	2024	2025	2026
Het nieuwe kantoor (HNK)	3.012	2.327	300	385
ICT Investeringen - jaarschijf 2022	901		901
ICT Investeringen - jaarschijf 2023-2026	6.031			4.568	529	434	500
IT-vergaderfaciliteiten	80		80
Nieuwe werkplek (deels t.l.v. reserve)	2.058			2.058
Uitbreiding vergaderfaciliteiten	120	20	100

Totaal	12.202	2.347	1.381	7.011	529	434	500

Toelichting op de investeringen

Het nieuwe kantoor (HNK)

De investeringen in het stadskantoor (HNK) worden zorgvuldig gepland. Maar de inventarisatie van de aard en omvang van de investeringen, de duur van inkoop- en aanbestedingsprocessen en de huidige krappe markt van aannemers- en installateurs maken het juist plannen van investeringsbedragen complex. De nieuw gemaakte herfasering bevat een schattingselement, waarbij het uiteindelijke werkelijke investeringstempo anders kan verlopen dan nu begroot.

ICT Investeringen en nieuwe werkplek

Alle medewerkers moeten de mogelijkheid hebben om plaats- en tijdsonafhankelijk te werken, de softwareomgeving moet verder worden gemoderniseerd. De investeringen in de ICT hangen samen met deze moderne ICT-omgeving en hebben betrekking op geplande gemeentebrede vervangingsinvesteringen op het gebied van voornamelijk hard- en software. Op basis van de verwachte uitgaven en lopende aanbestedingsprocedures wordt de meerjarenplanning jaarlijks bijgesteld. In 2023 zal de nieuwe (hybride) werkplek met daarin goede en verbeterde voorzieningen voor medewerkers worden ingevoerd.

Doorberekening overhead

Na de herziening van het Besluit Begroting en Verantwoording voor gemeenten (BBV) in 2017 nemen we de overheadkosten apart op en vindt geen doorberekening meer plaats naar de taakvelden. Daarmee vervalt de mogelijkheid om integrale kostprijzen in beeld te brengen op basis van de administratie van de baten en lasten per taakveld in de begroting en jaarstukken. Om die reden berekenen we nu de integrale kostprijzen extracomptabel. (Extracomptabel is het verwerken van (financiële) gegevens buiten de boekhouding om.)
Daarbij houden we rekening met de overheadkosten die kunnen worden toegerekend aan gesloten circuits, investeringen, grondexploitaties, projecten en tarieven. Hierna staat de berekening van de overheadkosten voor de tarieven van de taakvelden Reiniging en Riolering en de overheadkosten per fte en per uur, conform de uitgangspunten van de Financiële verordening.

Overhead o.b.v. artikel 12 van de Financiële verordening						Bedragen x € 1.000

Totale gemeentelijke lasten
Specificatie gemeentelijke lasten voor de berekening:
Overhead					38.423
Reiniging (excl. kwijtschelding)					13.863
Riolering (excl. kwijtschelding)					11.037
Lasten overige taakvelden					338.084
Totaal					401.407
Gemeentelijk lasten exclusief overhead						362.983

Berekening grondslag Reiniging en Riolering			Bruto grondslag en correctie		Netto grondslag overhead
Totale lasten Reiniging (incl kwijtschelding)			15.285
Aandeel Avalex			11.449	-/-
Grondslag Reiniging -/- Avalex					3.836
Grondslag Riolering (incl. kwijtschelding)					11.294

Berekening aandeel overhead Reiniging en Riolering	Grondslag	X	Overhead	/	Lasten (excl. overhead)	Aandeel overhead
Aandeel overhead Reiniging -/- Avalex	3.836	x	38.423	/	362.983	406

Aandeel overhead Riolering	11.294	x	38.423	/	362.983	1.196

Aandeel overhead overige tarieven (op basis van personeelsomvang):	Aandeel overhead		Overhead		Te verdelen overhead
Overhead			38.423
Aandeel Reiniging -/- Avalex	406
Aandeel Riolering	1.196	+/+
			1.602	-/-
Aandeel overhead voor de overige tarieven					36.822

Berekening personeelsomvang waaraan overhead kan worden toegerekend	Aantal FTE
Totale personeelsomvang	864
Personeelsomvang overhead	305	-/-
Personeelsomvang waaraan overhead kan worden toegerekend	560

Aandeel overhead per FTE of per productief uur	Te verdelen overhead	/	Aantal FTE / productief uur	=	Aandeel overhead
Aandeel overhead voor de overige tarieven	36.822		560		66
Aantal uur volgens handboek basisprincipes			1330		49	(in euro's)