Overhead

Om inzicht te geven in de totale kosten voor de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces hebben we een apart overzicht gemaakt van de overhead. Bij de programma's zijn de kosten van het primaire proces opgenomen.

De overhead bestaat uit:

leidinggevenden primair proces (hiërarchisch): het betreft alle hiërarchisch leidinggevenden in het primaire proces (projectleiding valt hier buiten)
financiën, toezicht en controle gericht op de eigen organisatie: het gaat om functies als controllers, financieel adviseurs en specialisten, planning & control, financiële verantwoording, administratieve organisatie, risicomanagement, (EDP) auditing, interne kwaliteitszorg, toezicht en controle gericht op de eigen organisatie
P&O/HRM: salarisadministratie, P&O/HRM-advies, organisatie- en formatieadvies, ondersteuning ondernemingsraad, mobiliteitscentrum, coaching, leren en ontwikkelen, bedrijfsmaatschappelijk werk, arbeidsomstandigheden, recruitment, arbeidsvoorwaarden, HR-control
Inkoop (inclusief aanbesteding en contractmanagement)
Communicatie: interne en externe communicatie, met uitzondering van klantcommunicatie
Juridische zaken: juridische medewerkers die op de bedrijfsvoeringsafdeling werken of belast zijn met een bedrijfsvoeringstaak op een afdeling
Huisvestingskosten niet direct gerelateerd aan het primaire proces.

Zie voor verdere informatie de paragraaf bedrijfsvoering.

Overzicht van baten en lasten

Op basis van de hierboven beschreven afbakening bestaat de overhead uit de volgende posten.

(bedragen × € 1.000)	Begroting 2024	Raming 2025	Raming 2026	Raming 2027

Overhead

Baten
04 Overhead	3.829	4.252	4.252	4.252
Baten	3.829	4.252	4.252	4.252

Lasten
04 Overhead	48.197	47.683	47.302	46.974
Lasten	48.197	47.683	47.302	46.974

Saldo Overhead	-44.368	-43.431	-43.050	-42.722

Specificatie overhead

(bedragen × 1.000)	Begroting 2024	Raming 2025	Raming 2026	Raming 2027
Directie	895	746	751	714
Bestuur en controlling	7.176	7.186	7.195	7.062
Management beleidsafdelingen	2.106	1.960	1.960	1.960
Gemeentelijke huisvesting	7.919	7.442	7.444	7.294
Interne dienstverlening	24.732	24.409	24.011	24.002
Gemeentebrede personele uitgaven	1.464	1.614	1.614	1.614
Riskmanagement en verzekering	228	228	228	228

Resultaat na bestemming	44.368	43.431	43.050	42.722

Overzicht mutaties

(bedragen × € 1.000)	Begroting 2024	Raming 2025	Raming 2026	Raming 2027

Overhead
Reeds besloten:
Stand Programmabegroting 2023-2026	-38.228	-37.748	-37.608	-37.806

Begrotingswijzigingen t/m 1 juli 2023
ARB 2 - 2022	56	63	63	63
ARB 3 - 2022	-948	-908	-907	-289
ARB 1 - 2023	-277	-302	-327	-327
Kadernota 2023	-2.330	-1.930	-1.930	-1.930

Nog te besluiten voorstellen:
Informatiegestuurd werken en datakwaliteit (Kadernota 2023)	-210	-210
Versterken psa (Kadernota 2023)	-74
Toegangsverlening systeem (Kadernota 2023)	-82	-82	-82	-82
Nominale ontwikkeling	-1.735	-1.734	-1.730	-1.720
Herijken investeringsplan	263	222	274	172
Reserve WGA - actualisatie	-430	-430	-430	-430
GR Rijswijk	350	350	350	350
Formatie ICT (2 fte)	-191	-191	-191	-191
Applicatiebeheer voor BRP (1 fte)	-83	-83	-83	-83
Uitbreiding formatie facilitair (2 fte)	-187	-187	-187	-187
Bestuur- MA's	-32	-32	-32	-32
Betere informatiebeveiliging door managed detection en response	-75	-75	-75	-75
Herstelplan-KCC	-155	-155	-155	-155
Overhead - extra opslag projecturen	-673	-673	-673	-673
Dekking extra opslag projecturen	673	673	673	673

Totaal - Overhead	-44.368	-43.432	-43.050	-42.722

Toelichting op de mutaties

Informatiegestuurd werken en datakwaliteit (-/- € 210.000)

Informatiegestuurd werken staat hoog op de agenda van de Gemeente Delft en de vraag ernaar wordt steeds groter. Niet alleen voor nieuwe gemeentelijke taken, maar ook voor bestaande. We moeten daarvoor de basis op orde brengen. Informatiegestuurd werken is een proces waarbij gegevens bij elkaar gebracht worden voor analyse en de daaruit voortkomende informatie (Rapportages, dashboards, onderzoek) te gebruiken om continue de dienstverlening aan de stad te verbeteren en effectief de grote maatschappelijke vraagstukken aan te pakken. Vraagstukken als Delft west, de energietransitie, ondermijning en verschillende uitdagingen in het sociaal domein.

Daarnaast heeft Delft de afgelopen jaren gewerkt aan de transformatie van een focus op techniek naar een focus op gegevens, onder meer door het vormen van het gemeentelijk gegevensmodel. In de komende jaren geven we hier een impuls aan en zetten we in op gegevenskwaliteit en governance. Kwaliteit die nodig is om eerdergenoemde vraagstukken effectief met gegevens te kunnen ondersteunen. Maar denk hierbij ook aan ontwikkelingen rondom open data en de wet open overheid (WOO).

Versterken psa (-/- € 74.000)

De huidige formatie voor de personeels- en salarisadministratie (psa) is niet in evenwicht met de groei van het aantal medewerkers. De huidige capaciteit (5,4 fte) van de personeels- en salarisadministratie staat door deze groei en de taakverruiming (nieuwe wet- en regelgeving, cao-afspraken) onder druk. Dit maakt dat de kwetsbaarheid van het tijdig en juist uitbetalen van de salarissen toeneemt. Om dit risico en de ervaren werkdruk te beperken, wordt al ingezet op procesoptimalisatie. Afgezet tegen de 5,4 fte psa, kom dit uit op 1,08 fte (+20%).

Toegangsverlening systeem (-/- € 82.000)

Het is noodzakelijk om de toegangscontrole, lockermanagement en postkastsysteem te vervangen en opnieuw aan te besteden. Voor de vervanging inclusief bijbehorende applicaties/beveiliging is een investering van € 410.000 benodigd voor 2023 met een mogelijke uitloop naar 2024, dit heeft kapitaallasten van € 82.000 per jaar vanaf 2024 tot gevolg.

Nominale ontwikkeling (-/- € 1,735 miljoen)

De nominale ontwikkeling is toegelicht in het hoofdstuk Financiële positie (bij het onderdeel Begrotingssaldo).

Herijken investeringsplan (€ 263.000)

Dit betreft het effect van de actualisering van het investeringsprogramma op de kapitaallasten. Het actuele investeringsprogramma staat hieronder (Overzicht Investeringen).

Reserve WGA - actualisatie (-/- € 430.000)

Bĳ het besluit om het eigen risico voor WGA niet meer te verzekeren, maar het eigen risico zelf te dragen, is een bestemmingsreserve ingericht vanaf 2023 met een jaarlĳkse dotatie van € 430.000 ter grootte van de eerder begrote verzekeringspremie. Hier worden de uitkeringen WGA en additionele kosten aan onttrokken (extern adviesbureau, kosten casemanagement, juridisch advies voor € 60.000). De opbouw van deze bestemmingsreserve per balansdatum is gemaximeerd tot € 300.000.

Het verschil tussen de voormalige verzekeringspremie WGA en de kosten van het eigen risicodragerschap WGA (dotatie bestemmingsreserve, uitkeringen WGA en additionele kosten) is de beoogde besparing op deze kosten.

Gemeenschappelijke regeling bedrijfsvoering(GRB) Delft-Rijswijk € 350.000)

De hogere baten zijn het gevolg van het actualiseren van de door te belasten kosten aan de GRB Delft-Rijswijk en zijn in lijn met de gewijzigde begroting van de GRB Delft-Rijswijk.

Formatie ICT (2fte) (-/- € 191.000)

Om het niveau van de IT-dienstverlening op basis van kwaliteit, kwantiteit en procesbeheer te waarborgen is deze formatie noodzakelijk.

Applicatiebeheer voor BRP (1fte) (-/- € 83.000)

Door het steeds complexer worden van het applicatielandschap rond burgerzaken is intensivering van het applicatiebeheer noodzakelijk. De continuïteit van de dienstverlening (paspoorten, geboorteaangiftes, overlijden etc) loopt anders gevaar.

Uitbreiding formatie facilitair (2 fte)(-/- € 187.000)

De facilitaire dienstverlening staat onder hoge spanning. Het aantal gebouwen waaraan facilitaire ondersteuning wordt verleend is toegenomen, zoals wijkgebouwen, gymzalen en archeologie. De afgelopen jaren is tijdelijk ingehuurd om dit op te vangen. Hierdoor hebben we ook goed de hoeveelheid werk kunnen inschatten. We komen nu tot de conclusie dat de uitbreiding structureel benodigd is. Om de uitbreiding op facilitaire gebouwen en taken te kunnen ondersteunen is een uitbreiding van 2 FTE structureel onvermijdelijk.

Bestuur - Management assistenten (-/- € 32.000)

Ter versterking in de ondersteuning van het bestuur is een uitbreiding van de formatie (0,5 fte) noodzakelijk, in verband met de groeiende organisatie en toename van werkzaamheden.

Informatiebeveiliging door managed detection en response (-/- € 75.000)

Deze middelen zijn nodig voor het versterken van de monitoring en detectie van de ICT omgeving van de gemeente Delft, ter voorkoming van informatiebeveiliging incidenten.

Herstelplan KCC (-/- € 155.000)

Bij het KCC is onderzoek gedaan door een extern bureau. Dit bureau heeft een aantal voorstellen gedaan om te komen tot invulling van de taakstelling. Deze voorstellen worden gevolgd voor zover deze niet leiden tot verslechtering van de dienstverlening. Een deel van de taakstelling kan niet worden ingevuld.

Overheadsdekking (budgetneutraal)

Op basis van een financiële analyse van ervaringscijfers voor de overheadsopslag op projecten is het verantwoord om voor 2024 e.v. € 673.000 extra dekking te ramen. De hiermee samenhangende (budgetneutrale) extra inzet wordt besteed aan de uitdagingen op het gebied van HR, organisatieontwikkeling en overige overhead gerelateerde zaken.

Overzicht investeringen

Investeringen (bedragen × € 1.000)	Toegekend bedrag	Realisatie t/m 2022				Fasering

Overhead			2023	2024	2025	2026	2027
Het nieuwe kantoor (HNK)	3.012	2.617	395
ICT Investeringen	6.531		3.542	1.343	646	500	500
IT-vergaderfaciliteiten	80		80
Nieuwe werkplek (deels t.l.v. reserve)	2.058		2.058
Uitbreiding vergaderfaciliteiten	120	20	100

Totaal	11.801	2.637	6.175	1.343	646	500	500

Toelichting op de investeringen

ICT Investeringen

We bieden alle medewerkers de mogelijkheid om plaats- en tijdsonafhankelijk te werken. Daarbij hebben we een moderne softwareomgeving nodig. De investeringen in de ICT hangen samen met deze moderne ICT-omgeving en hebben betrekking op geplande gemeentebrede vervangingsinvesteringen op het gebied van voornamelijk hard- en software. Op basis van de verwachte uitgaven en lopende aanbestedingsprocedures wordt de meerjarenplanning jaarlijks bijgesteld.

Doorberekening overhead

Na de herziening van het Besluit Begroting en Verantwoording voor gemeenten (BBV) in 2017 nemen we de overheadkosten apart op en vindt geen doorberekening meer plaats naar de taakvelden. Daarmee vervalt de mogelijkheid om integrale kostprijzen in beeld te brengen op basis van de administratie van de baten en lasten per taakveld in de begroting en jaarstukken. Om die reden berekenen we nu de integrale kostprijzen extracomptabel. (Extracomptabel is het verwerken van (financiële) gegevens buiten de boekhouding om.)
Daarbij houden we rekening met de overheadkosten die kunnen worden toegerekend aan gesloten circuits, investeringen, grondexploitaties, projecten en tarieven. Hierna staat de berekening van de overheadkosten voor de tarieven van de taakvelden Reiniging en Riolering en de overheadkosten per fte en per uur, conform de uitgangspunten van de Financiële verordening.

Overhead o.b.v. artikel 12 van de Financiële verordening						Bedragen x € 1.000

Totale gemeentelijke lasten
Specificatie gemeentelijke lasten voor de berekening:
Overhead					42.050
Reiniging (excl. kwijtschelding)					15.344
Riolering (excl. kwijtschelding)					11.800
Lasten overige taakvelden					357.356
Totaal					426.550
Gemeentelijk lasten exclusief overhead						384.500

Berekening grondslag Reiniging en Riolering			Bruto grondslag en correctie		Netto grondslag overhead
Totale lasten Reiniging (incl kwijtschelding)			16.766
Aandeel Avalex			13.337	-/-
Grondslag Reiniging -/- Avalex					3.429
Grondslag Riolering (incl. kwijtschelding)					12.057

Berekening aandeel overhead Reiniging en Riolering	Grondslag	X	Overhead	/	Lasten (excl. overhead)	Aandeel overhead
Aandeel overhead Reiniging -/- Avalex	3.429	x	42.050	/	384.500	375

Aandeel overhead Riolering	12.057	x	42.050	/	384.500	1.319

Aandeel overhead overige tarieven (op basis van personeelsomvang):	Aandeel overhead		Overhead		Te verdelen overhead
Overhead			42.050
Aandeel Reiniging -/- Avalex	375
Aandeel Riolering	1.319	+/+
			1.694	-/-
Aandeel overhead voor de overige tarieven					40.356

Berekening personeelsomvang waaraan overhead kan worden toegerekend	Aantal FTE
Totale personeelsomvang	903
Personeelsomvang overhead	345	-/-
Personeelsomvang waaraan overhead kan worden toegerekend	559

Aandeel overhead per FTE of per productief uur	Te verdelen overhead	/	Aantal FTE / productief uur	=	Aandeel overhead
Aandeel overhead voor de overige tarieven	40.356		559		72
Aantal uur volgens handboek basisprincipes			1330		54	(in euro's)