Overhead
Om inzicht te geven in de totale kosten voor de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces is een apart overzicht gemaakt van de overhead. Bij de programma's zijn de kosten van het primaire proces opgenomen.
De overhead bestaat uit:
- leidinggevenden primair proces (hiërarchisch):
het betreft alle hiërarchisch leidinggevenden in het primaire proces (projectleiding valt hier buiten) - financiën, toezicht en controle gericht op de eigen organisatie: het gaat om functies als controllers, financieel adviseurs en specialisten, planning & control, financiële verantwoording, administratieve organisatie, risicomanagement, (EDP) auditing, interne kwaliteitszorg, toezicht en controle gericht op de eigen organisatie
- P&O/HRM:
salarisadministratie, P&O/HRM-advies, organisatie- en formatieadvies, ondersteuning ondernemingsraad, mobiliteitscentrum, coaching, leren en ontwikkelen, bedrijfsmaatschappelijk werk, arbeidsomstandigheden, recruitment, arbeidsvoorwaarden, HR-control - Inkoop (inclusief aanbesteding en contractmanagement)
- Communicatie:
interne en externe communicatie, met uitzondering van klantcommunicatie - Juridische zaken:
juridische medewerkers die op de bedrijfsvoeringsafdeling werken of belast zijn met een bedrijfsvoeringstaak op een afdeling - Huisvestingskosten niet direct gerelateerd aan het primaire proces.
Zie voor verdere informatie de paragraaf Bedrijfsvoering.
Overzicht van baten en lasten
(bedragen × € 1.000) | Begroting 2023 | Raming 2024 | Raming 2025 | Raming 2026 |
---|---|---|---|---|
Overhead | ||||
Baten | ||||
04 Overhead | 3.881 | 3.881 | 4.291 | 4.291 |
Baten | 3.881 | 3.881 | 4.291 | 4.291 |
Lasten | ||||
04 Overhead | 41.572 | 42.109 | 42.038 | 41.899 |
Lasten | 41.572 | 42.109 | 42.038 | 41.899 |
Saldo Overhead | -37.691 | -38.228 | -37.748 | -37.608 |
Op basis van de hierboven beschreven afbakening bestaat de overhead uit de volgende posten.
Specificatie overhead
(bedragen × 1.000) | Begroting 2023 | Raming 2024 | Raming 2025 | Raming 2026 |
---|---|---|---|---|
Directie | 519 | 629 | 530 | 204 |
Bestuur en controlling | 6.239 | 6.246 | 6.254 | 6.597 |
Management beleidsafdelingen | 1.766 | 1.292 | 1.297 | 1.297 |
Gemeentelijke huisvesting | 7.243 | 7.335 | 6.902 | 6.903 |
Interne dienstverlening | 20.541 | 21.408 | 21.302 | 21.146 |
Gemeentebrede personele uitgaven | 1.161 | 1.096 | 1.240 | 1.240 |
Riskmanagement en verzekering | 222 | 222 | 222 | 222 |
Resultaat na bestemming | 37.691 | 38.228 | 37.748 | 37.609 |
Overzicht mutaties
(bedragen × € 1.000) | Begroting | Raming | Raming | Raming | |
---|---|---|---|---|---|
Overhead | |||||
Reeds besloten: | |||||
Stand Programmabegroting 2022-2025 | -37.073 | -36.165 | -35.811 | -36.019 | |
Begrotingswijzigingen t/m 1 juli 2022 | |||||
ARB 2 - 2021 | -40 | -44 | |||
ARB 3 - 2021 | -60 | -60 | |||
ARB 1 - 2022 | -1.061 | -1.062 | -1.062 | -1.070 | |
Kaderbrief 2022 | 44 | 44 | 44 | 118 | |
Nog te besluiten voorstellen: | |||||
Nominale ontwikkeling | -263 | -262 | -254 | -258 | |
Bestaand beleid - Realistisch ramen | 3 | 3 | 3 | 3 | |
Kostenverdeling | -223 | -223 | -223 | -223 | |
Herijken investeringsplan | 542 | -899 | -841 | -574 | |
Onderhoud vastgoed - HNK | 10 | -34 | 10 | -15 | |
WGA - vervallen budget t.g.v. reserve WGA | 430 | 430 | 430 | 430 | |
Totaal - Overhead | -37.691 | -38.228 | -37.748 | -37.608 |
Toelichting op de mutaties
Bestaand beleid - Realistisch ramen
In het kader van realistisch ramen zijn afgelopen jaarrekeningen geanalyseerd op structurele verschillen tussen raming en realisatie. Tevens is een aantal technische correcties verwerkt.
Voor ondersteuning van de cluster-overstijgende afdelingen Besturing, Communicatie en Juridische Zaken is verder een gecombineerde managementassistent nodig gebleken (€ 78.000). Per saldo ontstaat een gering voordeel van € 3.000, doordat ook diverse kostenverlagingen zijn verwerkt.
Onderhoud vastgoed - HNK
Dit betreft een bijstelling van de onderhoudsbegroting voor het stadskantoor.
WGA - vervallen budget t.g.v. reserve WGA
Dit betreft de vrijval van de verzekeringspremie voor de Werkhervatting Gedeeltelijk Arbeidsongeschikten (WGA). Dit risico wordt per 1 januari 2023 niet meer verzekerd, in plaats daarvan wordt de gemeente Delft eigenrisicodrager (ERD). Aanleiding is de stijgende verzekeringspremie en een inschatting van de toekomstige uitkeringen. Op grond van de huidige kennis, omstandigheden en ervaringscijfers is het eigenrisicodragerschap voordeliger dan de jaarlijkse verzekeringspremie. Hiervoor wordt een aparte bestemmingsreserve WGA-ERD ingesteld die wordt gevuld met de vrijvallende premie (tot een maximum van € 300.000) (zie programma Financiën).
Overzicht investeringen
Investeringen | Toegekend bedrag | Geplande realisatie t/m 2021 | Fasering | ||||
---|---|---|---|---|---|---|---|
Overhead | 2022 | 2023 | 2024 | 2025 | 2026 | ||
Het nieuwe kantoor (HNK) | 3.012 | 2.327 | 300 | 385 | |||
ICT Investeringen - jaarschijf 2022 | 901 | 901 | |||||
ICT Investeringen - jaarschijf 2023-2026 | 6.031 | 4.568 | 529 | 434 | 500 | ||
IT-vergaderfaciliteiten | 80 | 80 | |||||
Nieuwe werkplek (deels t.l.v. reserve) | 2.058 | 2.058 | |||||
Uitbreiding vergaderfaciliteiten | 120 | 20 | 100 | ||||
Totaal | 12.202 | 2.347 | 1.381 | 7.011 | 529 | 434 | 500 |
Toelichting op de investeringen
Het nieuwe kantoor (HNK)
De investeringen in het stadskantoor (HNK) worden zorgvuldig gepland. Maar de inventarisatie van de aard en omvang van de investeringen, de duur van inkoop- en aanbestedingsprocessen en de huidige krappe markt van aannemers- en installateurs maken het juist plannen van investeringsbedragen complex. De nieuw gemaakte herfasering bevat een schattingselement, waarbij het uiteindelijke werkelijke investeringstempo anders kan verlopen dan nu begroot.
ICT Investeringen en nieuwe werkplek
Alle medewerkers moeten de mogelijkheid hebben om plaats- en tijdsonafhankelijk te werken, de softwareomgeving moet verder worden gemoderniseerd. De investeringen in de ICT hangen samen met deze moderne ICT-omgeving en hebben betrekking op geplande gemeentebrede vervangingsinvesteringen op het gebied van voornamelijk hard- en software. Op basis van de verwachte uitgaven en lopende aanbestedingsprocedures wordt de meerjarenplanning jaarlijks bijgesteld. In 2023 zal de nieuwe (hybride) werkplek met daarin goede en verbeterde voorzieningen voor medewerkers worden ingevoerd.
Doorberekening overhead
Na de herziening van het Besluit Begroting en Verantwoording voor gemeenten (BBV) in 2017 nemen we de overheadkosten apart op en vindt geen doorberekening meer plaats naar de taakvelden. Daarmee vervalt de mogelijkheid om integrale kostprijzen in beeld te brengen op basis van de administratie van de baten en lasten per taakveld in de begroting en jaarstukken. Om die reden berekenen we nu de integrale kostprijzen extracomptabel. (Extracomptabel is het verwerken van (financiële) gegevens buiten de boekhouding om.)
Daarbij houden we rekening met de overheadkosten die kunnen worden toegerekend aan gesloten circuits, investeringen, grondexploitaties, projecten en tarieven. Hierna staat de berekening van de overheadkosten voor de tarieven van de taakvelden Reiniging en Riolering en de overheadkosten per fte en per uur, conform de uitgangspunten van de Financiële verordening.
Overhead o.b.v. artikel 12 van de Financiële verordening | Bedragen x € 1.000 | |||||
---|---|---|---|---|---|---|
Totale gemeentelijke lasten | ||||||
Specificatie gemeentelijke lasten voor de berekening: | ||||||
Overhead | 38.423 | |||||
Reiniging (excl. kwijtschelding) | 13.863 | |||||
Riolering (excl. kwijtschelding) | 11.037 | |||||
Lasten overige taakvelden | 338.084 | |||||
Totaal | 401.407 | |||||
Gemeentelijk lasten exclusief overhead | 362.983 | |||||
Berekening grondslag Reiniging en Riolering | Bruto grondslag en correctie | Netto grondslag overhead | ||||
Totale lasten Reiniging (incl kwijtschelding) | 15.285 | |||||
Aandeel Avalex | 11.449 | -/- | ||||
Grondslag Reiniging -/- Avalex | 3.836 | |||||
Grondslag Riolering (incl. kwijtschelding) | 11.294 | |||||
Berekening aandeel overhead Reiniging en Riolering | Grondslag | X | Overhead | / | Lasten (excl. overhead) | Aandeel overhead |
Aandeel overhead Reiniging -/- Avalex | 3.836 | x | 38.423 | / | 362.983 | 406 |
Aandeel overhead Riolering | 11.294 | x | 38.423 | / | 362.983 | 1.196 |
Aandeel overhead overige tarieven (op basis van personeelsomvang): | Aandeel overhead | Overhead | Te verdelen overhead | |||
Overhead | 38.423 | |||||
Aandeel Reiniging -/- Avalex | 406 | |||||
Aandeel Riolering | 1.196 | +/+ | ||||
1.602 | -/- | |||||
Aandeel overhead voor de overige tarieven | 36.822 | |||||
Berekening personeelsomvang waaraan overhead kan worden toegerekend | Aantal FTE | |||||
Totale personeelsomvang | 864 | |||||
Personeelsomvang overhead | 305 | -/- | ||||
Personeelsomvang waaraan overhead kan worden toegerekend | 560 | |||||
Aandeel overhead per FTE of per productief uur | Te verdelen overhead | / | Aantal FTE / productief uur | = | Aandeel overhead | |
Aandeel overhead voor de overige tarieven | 36.822 | 560 | 66 | |||
Aantal uur volgens handboek basisprincipes | 1330 | 49 | (in euro's) |